// TYPO - Jürgen Kaufmann // Fotosatz //

Achten Sie auf die Unterscheidung zwischen dem kurzen Bindestrich („-“, z. B. in „C-Dur“) und dem langen Gedankenstrich („Sie wissen ja – und zwar schon lange – wann man ihn verwendet.“)

Fügen Sie an Stellen, wo ein Leerschritt stehen muss, aber wo kein Zeilenumbruch stattfinden sollte, wenn möglich statt dem normalen Leerschritt (Leertaste) einen geschützten Leerschritt (Strg+Umschalt+Leertaste) ein („z. B.“, „100 kg“, „J. W. v. Goethe“, „§ 7 (1)“, …)

Typographische Anführungszeichen, Auslassungspunkte und andere Sonderzeichen fügt Word meist automatisch richtig ein, falls Sie die entsprechende Option aktiviert haben – in Word 2007 unter den Word-Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen > AutoFormat während der Eingabe; in älteren Versionen: Extras > AutoKorrektur-Optionen > AutoFormat während der Eingabe.

Nutzen Sie in mehrsprachigen Büchern die Möglichkeit, die Sprache anzugeben. Meist reicht es, angemessene Formatvorlagen zu erstellen (z. B. Absatz-Formatvorlage „englisches Zitat“; Zeichen-Formatvorlage „Stichwort Türkisch“ …), und im Menü Format/Formatvorlage…/Bearbeiten…/Format Sprache… die Sprache einzustellen. Nur so können Sie die Rechtschreibprüfung sinnvoll nutzen; und im Satz können später die passenden Silbentrennungsregeln aktiviert werden.

► Wie passe ich die Ansicht in Word am Besten an meine Bedürfnisse an?

● Arbeiten Sie im Vollbild-Fenster (1/2 rechts oben in der Griffleiste des Dokuments), um Ihren Bildschirm optimal auszunutzen. Stellen Sie im Menü unter Ansicht > Zoom „Seitenbreite“ ein.

● Auf langsamen Rechnern, oder wenn Sie sich auf den Text ohne Ablenkung durch das Layout konzentrieren möchten, empfiehlt es sich, Ansicht > Entwurf (in älteren Versionen: Menü: Ansicht > Normal) auszuwählen, ansonsten Ansicht > Seiten-Layout.
Zum Navigieren im Dokument und zur Arbeit an der Überschriften-Hierarchie sind die Dokumentstruktur-Leiste (Ansicht > Dokumentstruktur) und die Gliederungsansicht Ansicht > Gliederung) sehr hilfreich.

● Lassen Sie sich alle nicht-druckbaren Zeichen (oder zumindest die Absatzmarken und Tabulatoren) auf dem Bildschirm anzeigen (mit dem ¶-Knopf, oder in Word 2007 unter den Word-Optionen > Ansicht, in älteren Versionen im Menü Extras/Optionen/Ansicht).

● Lassen Sie sich nur die für die Arbeit relevanten Dinge anzeigen. Sinnvoll ist meist die Anzeige der aktuellen Absatz- bzw. Zeichen-Formatvorlage (Word 2007: Start > Formatvorlagen, auf das kleine Kästchen rechts unten klicken. In älteren Versionen im Menü Ansicht/Symbolleisten… „Format“ auswählen).
Auf die Dinge in der Word-2007-Start-Leiste kann man meist verzichten. Man kann die Leiste mit Strg+F1 aus- und einblenden. In früheren Versionen kann man andere, überflüssige Symbolleisten unter Ansicht > Symbolleisten ausblenden. Auf das Anzeigen des Lineals (Ansicht > Lineal) kann man ebenfalls verzichten, falls man nicht viel mit unterschiedlichen Tabulator-Einstellungen arbeitet.

► Wie sollte ich mein Dokument einrichten?

Bei kleinen Projekten brauchen Sie hier keinen Aufwand zu treiben.

Vielleicht hat auch der Verlag oder die Setzerei eine geeignete Dokumentvorlage oder Musterdatei, die Sie verwenden können? Oder Sie haben ein Buch, an dessen Layout Sie sich orientieren möchten?

Es kann sinnvoll sein, die Texte gleich in eine Form zu bringen, die dem gewünschten Endergebnis nahekommt (Menü: Datei Seite einrichten …, Wahl der entsprechenden Seitenränder, Schriften und Schriftgrößen der Formatvorlagen an die Vorlage angleichen, etc.). Wenn man das macht, werden Umfangschätzungen genauer möglich sein, und Sie können frühzeitig abschätzen, wie Ihr Text später im Druck wirken wird.

Bei der Arbeit

► Ich habe gehört, es sei gut, „manuelle Formatierungen“ zu vermeiden. Was bedeutet das?

Wenn Sie konsequent gut definierte Formatvorlagen benutzen, sollten Sie kaum in die Verlegenheit kommen, jemals irgendetwas zu formatieren, außer durch die Zuweisung der vorhandenen Formatvorlagen. Insbesondere sollte es überflüssig sein Leerzeilen oder Tabulatoren einzufügen.

Beispiele:

● Wenn Ihnen der Abstand vor Überschriften zu klein erscheint, ändern Sie die entsprechende Absatz-Formatvorlage.

● Wenn Sie generell zwischen Absätzen eine oder zwei Leerzeilen möchten, ändern Sie die entsprechende Formatvorlage.

● Wenn Sie Texte mit (hängendem) Einzug möchten, schauen Sie, ob eine entsprechende Formatvorlage existiert, oder erstellen Sie sich eine.

● Wenn Sie öfters Texte mit Rahmen oder mit Rasterunterlegung möchten, erstellen Sie sich eine entsprechende Formatvorlage.

● Umbrechen Sie keine Zeilen von Hand. Lassen Sie den Text laufen.

● Die Eingabe/Enter-Taste (Absatzmarke = ¶) sollten Sie nur am Ende eines Absatzes drücken, und auch ein manueller Zeilenwechsel (Umschalt- + Eingabetaste) sollte nur benützt werden, wenn der folgende Text unter allen Umständen auf der nächsten Zeile stehen soll.

● Manuelle Seitenwechsel sollten ebenfalls möglichst nicht benutzt werden. Wenn neue Kapitel auf neuen Seiten beginnen sollen, ändern Sie die Überschriften-Formatvorlage entsprechend. Überschriften sollten übrigens mit Format > Absatz > Absätze nicht trennen definiert werden, damit sie nicht als letztes unten auf der Seite zu stehen kommen. Kurze Absätze kann man mit Zeilen nicht trennen zusammenhalten. Ansonsten kann man (bis das Buch in den Satz geht) in der Regel mit ein paar „unschönen“ Seitenumbrüchen leben. Der Zeilen- und Seitenumbruch wird nämlich in aller Regel im Satz sowieso anders aussehen, und alle Zeilen- und Seitenschaltungen müssen von Hand wieder entfernt werden.

► Wie kann ich mir die Arbeit erleichtern?

Nutzen Sie die Funktionalität Ihrer Textverarbeitung!

● Nutzen Sie Formatvorlagen.

● Erstellen Sie für größere Projekte eine neue Dokumentvorlage.

● Löschen Sie aus der Dokumentvorlage die nicht benötigten Formatvorlagen.

● Passen Sie die vorhandenen Formatvorlagen (Standard, Überschrift 1 …) dem gewünschten Layout an (Menü: Format/Formatvorlage…/Bearbeiten…).

● Benutzen Sie für Überschriften die entsprechenden Formatvorlagen. Das hat auch den Vorteil, dass Sie sich die Überschriften automatisch nummerieren lassen können, und mit Menü: Einfügen/Index und Verzeichnisse ohne zusätzlichen Aufwand ein Inhaltsverzeichnis erzeugen lassen können.

● Erstellen Sie weitere neue Absatz- und Zeichen-Formatvorlagen mit aussagekräftigen Namen (zum Beispiel Absatz-Formatvorlagen Aufgabeneinleitung, Aufgabenstellung, Aufgabenlösung, …; Zeichen-Formatvorlagen Hervorhebung, Quellenangabe, Griechisch, …) nach Ihren Bedürfnissen.

Es kann sinnvoll sein, von der Formatierung her gleich aussehenden Texten unterschiedliche Formatvorlagen zuzuweisen, wenn sie sich inhaltlich-funktional unterscheiden. Orientieren Sie sich eher an inhaltlichen („semantischen“) Kriterien als am gewünschten Aussehen.

► Wie vermeide ich es, immer wieder dieselben Arbeitsschritte wiederholen zu müssen?

Viele Befehle können Sie mit der Taste F4 wiederholen. Wenn Sie zum Beispiel gerade eine bestimmte Formatvorlage zugewiesen haben, können Sie in andere Absätze wechseln, und dann mit F4 die selbe Formatvorlage wiederholt zuweisen.

Sie können auch die Makro-Aufzeichnungsfunktion nutzen, mit der Sie immer wiederkehrende Arbeitsschritte leicht automatisieren können. Die Zeit für die Einarbeitung amortisiert sich schnell.

Beschäftigen Sie sich mit der Suchen-Ersetzen-Funktion. Insbesondere das Suchen/Ersetzen mit Mustervergleich („regulären Ausdrücken“) ist ein sehr mächtiges Werkzeug.

► Was ist mit der Silbentrennung?

Wenn Sie Silbentrennung benutzen möchten, können Sie sie automatisch oder mit manueller Bestätigung über den Text laufen lassen.

In Word lässt sich das Verhalten für das ganze Dokument einstellen … In Word 2007 ist die entsprechende Einstellung gut versteckt, unter Seitenlayout > Seite einrichten > Silbentrennung. In früheren Versionen findet sie sich unter Extras > Sprache.

Mögliche Trennstellen („bedingte Trennstriche“) können Sie manuell einfügen, indem Sie die Strg-Taste drücken, gedrückt halten, und „-“ tippen). Benutzen Sie dazu nicht wie beim Maschinenschreiben das normale Divis („-“) und eine Zeilenschaltung.

► Wie erstelle ich Aufzählungen und Listen?

Nutzen Sie die Aufzählungs- und Listenfunktion (Menü: Nummerierungen und Aufzählungen bzw. die entsprechenden Symbole in einer Symbolleiste) möglichst nicht direkt, sondern weisen Sie entsprechende Absatz-Formatvorlagen zu (unter Format > Formatvorlage, Anzeige: Alle Formatvorlagen finden Sie eine Auswahl, zum Beispiel die Absatz-Formatvorlagen Aufzählungszeichen oder Liste, oder Sie definieren sich eine neue Formatvorlage). Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Aufzählungen/Nummerierungen gleich aussehen. Beschränken Sie sich auf einige wenige Aufzählungssymbole („Bullets“).

► Wie erstelle ich Spalten und Tabellen?

Die Funktion für mehrspaltige Texte in der Art von Zeitungsspalten finden Sie unter Seitenlayout > Spalten, oder in früheren Versionen unter Format > Spalten. Für Tabellen benutzen Sie am besten die Tabellen-Funktion. Die Zeit, die Sie brauchen, um sich mit beiden vertraut zu machen, zahlt sich schnell aus. Bauen Sie keine Spalten mit Leerzeichen oder Tabulatoren auf! In einigen, extrem einfach gelagerten Fällen ist das akzeptabel, aber das sind die berühmten Ausnahmen, die es zu jeder Regel gibt.

Falls Sie mit Tabulatoren arbeiten, dann positionieren Sie diese geeignet, am einfachsten mit dem Lineal (Word 2007: Ansicht > Einblenden/Ausblenden > Lineal). Wenn Sie die voreingestellten Tabulatoren verwenden, und so lange die Tabulator-Taste drücken, „bis es passt“, gibt es in der Regel ein heilloses Durcheinander, wenn die Daten in eine andere Textverarbeitung oder den Satz übernommen werden (und das oft schon, wenn man nur die Schrift oder Schriftgröße ändert).

► Was ich erreichen möchte scheint mit Word nicht zu gehen. Was tun?

„Tricksen“ Sie nicht zu viel, damit Ihr Ausdruck schon so aussieht, wie das spätere Buch. Solche Tricks lassen sich oft sowieso nicht in andere Textverarbeitung oder in den Satz übernehmen, und kosten Sie nur unnötig viel Aufwand.

Solche Dinge können beispielsweise sein:

● Kolumnentitel, die Sie von Hand in die Kopfzeile eintragen müssen

● Kompliziertes Seiten-Layout (wie zum Beispiel Marginalien)

● Text, der Abbildungen „umfließt“

● mit Grafikprogrammen oder in Word aufgebaute einfache Grafiken (… lassen Sie lieber ausreichend Platz für eine Bleistift-Skizze im Fahnenausdruck)

● Formelsatz: Fügen Sie komplizierte Formeln lieber von Hand ins Manuskript ein, statt sie mit viel Mühe in Word aufzubauen

Weitergabe der Daten

► Welche Dateiformate sollte ich verwenden?

In der Regel ist das voreingestellte Standard-Format am besten geeignet. Wenn Sie nicht auf einem PC arbeiten, und/oder Ihr Betriebssystem/Textverarbeitung etwas ausgefallen sein sollte, kann es sinnvoll sein, die Daten sowohl im Format Ihrer Textverarbeitung weiterzuleiten, als auch in einem Dateiformat, das speziell zum Datenaustausch zwischen verschiedenen Rechnern/Betriebssystemen konzipiert worden ist, zum Beispiel Microsofts Rich Text Format (RTF) oder den Internet-Formaten HTML/XHTML.

Falls Sie spezielle Schriftfonts (zum Beispiel für Logos, oder für exotische Fremdsprachen) verwenden, fügen Sie sie dem Dokument bei, oder binden Sie sie in das Dokument ein (Menü: Extras/Optionen/Speichern/True-Type Schriftarten einbetten).

► Worauf sollte ich bei Abbildungen und Diagrammen achten?

Das Dateiformat für Abbildungen sprechen Sie am besten mit dem zuständigen Redakteur bzw. direkt mit der Setzerei ab. Bitmap-Abbildungen in den gebräuchlichen Formaten *.TIF, *.PCX, *.BMP, *.GIF bereiten in der Regel keine Probleme. Vektorgrafiken (Micrografx *.DRW, Corel Draw *.CDR, Encapsulated Postscript *.EPS, AutoCAD *.DXF) sind etwas problematischer, allerdings ist die Druckqualität meist besser, und die Dateien sind kleiner. Besonders für Diagramme sind sie die bessere Wahl.
Klären Sie frühzeitig mit dem Verlag oder der Setzerei, ob sich bestimmte Abbildungen für den Druck eignen. Zum Beispiel haben Fotos aus dem Web meist eine zu geringe Auflösung.